Control de Accesos
En cualquier evento donde se concentre un alto número de personas, es sin duda y después de los últimos acontecimientos, un lugar muy propicio para realizar un atentado terrorista de gran repercusión internacional.
Parece de sentido común que si queremos evitar que un desalmado se nos cuele o un grupo de huelguistas quieran acceder para interrumpir el acto como una llama de atención a su problema, lo primero que tenemos que hacer el controlar en todo momento quién accede y qué documento acredita su acceso.
El control de accesos es una parte muy importante de protección ante cualquier irregularidad que pueda pasar, su finalidad es la identificar personas y controlar su acceso asegurándose de que no llevan nada extraño.
El problema es que hoy en día muchas veces se envía invitaciones y después no se piden para acceder al evento porque son personas que conocemos. Pero si queremos evitar posibles problemas se debe poner en la invitación o en la nota de protocolo que la presentación de la invitación es imprescindible para poder acceder y que su uso es personal y por tanto intransferible, por lo que se podrá pedir el DNI en caso de dudas.
En Protocolo se debe hacer un control severo de invitaciones y si hay varias puertas de acceso en cada uno de ellas se encuentre un responsable que conozca a la mayoría de los invitados. Ya que siempre habrá alguien que se olvide la invitación y personas a las que no se les pide invitación, como por ejemplo, al Presidente del Gobierno.
Los controles de accesos son los puntos de paso obligado de personas, antes, durante y después del evento, y por tanto de enorme interés para la organización. Es un punto crítico.
Para aumentar la seguridad en el Control de Accesos se puede disponer de medios tecnológicos que nos garanticen su paso al interior como:
- Detector de metales.
- Arco detector de metales
- Escáner ó aparatos de rayos X.
- Etc.
Acreditaciones
En todos los evento hay personas que sólo tienen acceso a una parte, otras a dos y otras personas que tienen acceso a todo el recinto. Para garantizar el correcto acceso de personas que estén autorizadas a los lugares como zona Vips, reservados… deberán tener todas las personas una acreditación que las identifique fácilmente.
En la organización de un gran evento, la acreditación debe ser personalizada, intransferible y deberán llevarla todas las personas que participan en todos los actos que se desarrollen, y en todos los sitios a los que se desplacen por las diferentes actividades que tenga el evento.
En las acreditaciones debe aparecer la siguiente información:
- Nombre y Apellidos.
- Fotografía reciente.
- DNI.
- Indicación del acceso permitido.
- Medio de comunicación (si se trata de periodistas).
- Tarea adjudicada (si se trata de organización).
- Ciudad o país de procedencia (si se trata de una reunión o congreso).
La acreditación incorpora al mismo tiempo un sello de autenticidad para evitar falsificaciones.
La entrega de las acreditaciones suele ser uno de los peores momentos en la celebración de un acto, especialmente, en reuniones de alto nivel, congresos o similares. La organización ha de tener preparadas todas las acreditaciones y entregarlas de forma rápida, sin provocar colas o esperas que pudieran afectar a la puntualidad de la organización.
¿Alguna vez os han dejado pasar sin enseñar la invitación en un evento?
¡FELIZ FIN DE SEMANA!
