DOCUMENTACIÓN EN PROTOCOLO III (PROGRAMAS Y CRONOGRAMAS)

Programas
Es el documento donde detallamos paso a paso a paso el desarrollo de un acto. Es el paso previo al inicio de los trabajos relativos a la presentación del mismo. Se deberá hacer un programa o agenda de trabajo y un programa del acto en sí.
  • Programa de trabajo:
    • Una vez reunidos todos los datos y establecidos todos los detalles, se preparará una programa o agenda que ayude, a todos los participantes en el evento, a conocer en todo momento lo que tienen que hacer. Pues organiza perfecta y coherentemente las actividades y el tiempo, tanto del Director de Protocolo, colaboradores, personal auxiliar, etc… como el de los asistentes.
    • Este programa deberá entregarse a todas las personas y departamentos que intervienen directa o indirectamente en el desarrollo y ejecución del acto, con la antelación sufuciente.
  • Programa de acto:
    • Desarrollo del acto paso a paso, el papel de los anfitriones, personalidades, invitados, los movimientos esenciales y el protocolo a seguir en todo momento. Una vez realizado y verificado, este programa no podrá sufrir modificaciones en exceso ya que podría provocar molestar e incluso provocar problemas de gran transcendencia.
    • El programa deberá estar cerrado para el momento del envío de las invitaciones, pues, deberá enviarse copia a los invitados protagonistas junto con la invitación. Así mismo se elaborarán; copias resumidas a las autoridades y personalidades que lo precisen, pequeños guiones del acto para ofrecer a sus invitados en el momento de su llegada y se deberá determinar que partes del programa se ofrecerá a los medios de comunicación.

Sus pincipales partes son las siguientes:

  • Cronogramas: establecimento de los horarios de todos los pasos del acto.
  • Anexos: ampliaciones e información adicional de algunos puntos del programa, escritos o gráficos.
  • Libro de ruta (si fuera necesario): el itinerario por carreteras o calles que efectuarán las caravanas en el transcurso del acto.
  • Planos: de instalaciones, recorridos, orden de un acto, ordenación protocolaria, etc…
  • Gráficos: diseños para la elaboración de invitaciones, minutas, carteles, murales, placas, etc…
  • Listados: relación general de los invitados y relación de confirmaciones.
  • Documentación: Información relativa al hecho que origina el acto.
  • Protocolo: todas las notas que detallan aspectos relacionados con el acto, dirigidas a las personalidades, autoridades, invitados.
  • Datos internos: organización interna para la ejecución del reparto de funciones, lista de necesidades, presupuesto, contratos, alquileres, etc.

Cronogramas

Determina las pautas horarias del todo el acto, refleja su desarrollo y los movimientos protocolarios. Se inicia, generalmente con la llegada de los invitados y va detallando paso a paso, el horario y el lugar de las actividades a desarrollarse: puerta de acceso, quien recibe, llegada de autoridades, invitados de honor, bienvenidas, discursos, recoridos, visitas, aperitivo, comida, etc… finalización del acto.

Se componen de tres partes: hora, lugar y acontecimiento.

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