LA ELECCIÓN DE LOS LOCALES Y SU PREPARACIÓN

Para elegir un local debemos de pensar en:

  • Cuándo: Después de tener ya definido lo que haremos, la cantidad de invitados y todos los demás aspectos previos.
  • Quién: Protocolo se encargará del local o locales dónde se desarrollarán los actos protocolarios.
  • Cómo debe ser: El local debe tener amplias zonas de circulación o espacios reservados para tal fin, salones que sirvan para la recepción de los invitados a medida que vayan llegando, amplios salones para banquetes, comidas y otros actos protocolarios.
  • Qué debemos tener en cuenta: El número de participantes e invitados, el presupuesto, si dispone de parking propio y servicio de parking, facilidades de acceso, disposición de salas auxiliares, la posibilidad de proveer de materiales técnicos (sonido, proyección, vídeo, etc…) o permitir la instalación de estos equipos, si fueran necesarios.
El lugar es necesario confirmarlo por lo menos dos meses antes de la fecha establecida. Y a veces, dependiendo del lugar, hasta con cinco meses.
 
Conviene acordarse de algunos detalles que, aunque parezcan pequeños, dan satisfacción a los invitados, el estacionamiento, el guardarropa y los baños bien equipados así como señalizados.
La preparación del local:
 
Para la realización de los actos es importante que tomemos en cuenta la elección de la decoración. Ésta debe estar pensada de acuerdo al tipo de evento, pues no es igual la decoración de una sala para un banquete o una cena que para un almuerzo, para una conferencia que para un acto institucional.
 
Un salón por sí sólo no luce, sino que el conjunto hace a la imagen: la decoración, la vajilla, los centros de mesa, la iluminación, la musicalización, los shows y el catering.
 
También debemos pensar en los materiales que necesitaremos para cada tipo de actividad a realizar.
local


Listado de necesidades:
  • Plantas y flores: Forman parte esencial de la decoración de salones y escenarios. Se pueden utilizar las plantas verdes y altas para los fondos y esquinas o para delimitar áreas, y los arreglos florales para las mesas, colocados en el centro y extendiéndose a ambos lados, siempre de baja altura para permitir la visión entre los invitados. También se pueden colocar arreglos florales delante de las tarimas y atriles.
  • Carteles, pendones y pancartas: Se utilizan para identificar el evento por medio de imágenes referentes al hecho que se realiza, logotipo o anagrama de la organización, etc. Se suelen colocar en entradas, como fondo del sitio presidencial o en la parte delantera de balcones o palcos.
  • Tarimas: Son necesarias para elevar la zona presidencial, el sitio de ponencia o el lugar desde el que se regirán los actos, deben tener una altura no mayor a 30 cm.
  • Alfombras: Para cubrir los suelos de los escenarios y como pasarela para el recibimiento en las entradas, y van desde el punto previsto de la parada del vehículo hasta el interior. Se pueden utilizar para actos muy solemnes con ocasión de la presidencia de invitados muy ilustres. El color habitual de los actos oficiales es el granate.
  • Banderas: Se emplean cuando el acto es oficial o si asisten a él autoridades. generalmente ondean en el local donde se va a llevar a cabo el acto oficial. No se ordenan de cualquier forman, obedecen a criterios de prelación de acuerdo a las disposiciones oficiales, cortesía internacional, y costumbres y tradiciones. Las banderas oficiales y no oficiales no deben colocarse juntas, las oficiales deben ir a la derecha de la presidencia y las no oficiales a la izquierda.
  • Cordones y vallas: Sirven para delimitar áreas y espacios reservados o prohibitivos.
  • Iluminación: Es un detalle que debemos cuidar muy bien, procurando sea la más adecuada. No debe ser excesiva, pero tampoco muy débil.
  • Sonido: Este es un factor muy importante que debemos cuidar, por lo que lo más acertado es contratar los servicios de una buena compañía de sonido. Cuando hablamos de sonido nos referimos tanto a los micrófonos como a los altavoces… Los micrófonos tienen que se lo más estilizados posibles para que no impidan la visión o los pequeños de solapa. Los altavoces deben colocarse de manera que el alcance del sonido sea similar en toda la sala. No pueden situarse muy cerca de los invitados a din de evitarse molestias que se puedan producir si aquel suena con fuerza o emite ruidos.
  • Mesas y sillas: Las mesas y sillas son muy utilizadas en los actos, por lo que debemos procurar que sean cómodas y estén en buen estado. Las mesas se utilizan para banquetes o comidas, convenciones, delegaciones, congresos, etc. Las sillas dependiendo de los invitados especiales, pueden ser todas iguales o de distintos colores si se pretende señalizar diferentes zonas de acuerdo a la importancia de los invitados. Las sillas de la presidencia deben estar dispuestas linealmente y separadas cincuenta centímetros de la mesa.
La disposición de las mesas:
 
Hay varios tipos dependiendo del objetivo del acto como vimos aquí.
Tipos de mesas:
 
También hay de varios tipos dependiendo del motivo como vimos aquí.
Las Presidencias:
 
La presidencia es la zona reservada al anfitrión y sus invitados especiales, el área destacada donde se desarrollará a parte primordial y más relevante del acto, el lugar donde estarán puestas todas las miradas y será el reflejo y la proyección del acto, un elemento de comunicación.
 
Al concebir la presidencia de un acto, debemos crear un escenario que identifique en todo lo posible al evento y que transmita el mensaje, objetivo, previsto del acto a través de sus elementos de identidad o imagen.
 
Se deberá crear un escenario tridimensional con todos los elementos necesarios:
  • Tarimas.
  • Alfombras.
  • Logotipos.
  • Mobiliario.
  • Iluminación.
  • Sonido.
  • Elementos decorativos.
  • Banderas.
  • Atril.
  • Plantas y flores.
  • Escaleras.
  • Y todo aquel material que contribuya al logro del objetivo del acto.
 
Otro aspecto a tener en cuenta es la movilización de las personas que presiden: los accesos a la presidencia, las salidas y el orden de intervención. Estos deberán estar claramente definidos y limpios de obstáculos.
 
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