El correo electrónico es un elemento fundamental de la comunicación actual

Cada día recibimos cientos de emails y enviamos unos cuantos por lo que es fundamental hacerlo correctamente.

Hoy en día el correo electrónico es una herramienta de trabajo imprescindible y podemos enviarlos desde cualquier lugar y cualquier dispositivo.

A pesar de todas las veces que lo usamos a lo largo del día no todo el mundo sabe enviar un buen email.

Así que hoy te traigo unas pautas de etiqueta en el email para tus correos electrónicos dejen una buena impresión en el destinatario:

• Tener claro que la dirección de email es la correcta y pertenece a la persona que queremos enviarlo. Hay emails que son muy parecidos y sino te fijas bien el correo electrónico puede acabar en una bandeja de entrada equivocada.
• Poner un asunto. Debe ser breve, con pocas palabras. Un titular que resuma el contenido.
• Contenido. Se debe enviar la información que se quiere transmitir o responder a lo que te preguntan. Cuando se envía un archivo adjunto hay que asegurarse que se carga bien antes de enviar. Muchas veces se reciben emails duplicados porque en el primero se olvidaron de adjuntar el archivo… Esto no da buena imagen.

El formato del email es similar al de una carta

• Redacción. Para redactar un email hay que utilizar la misma estructura que para una carta, es decir, saludo, cuerpo y despedida. El texto debe ser claro y no tener faltas de ortografía. Se debe utilizar siempre el mismo tipo de letra y no abusar los tan populares emoticonos.
• Para enviar un email la varias personas utiliza siempre la opción “Cco» para evitar que los destinatarios vean los emails de otras personas.
• Firma siempre tus emails al menos con tu nombre. También se puede añadir la dirección, teléfono, página web, redes sociales, etc…
• Cuando se responde un email se puede dejar debajo el texto anterior para recordar los detalles pero si son varias las respuestas lo mejor es eliminar antes de enviar la respuesta para que el email sea más breve.
• Cuando se responde un email hay que fijarse bien en la lista de remitentes, ya que en vez de contestar a un grupo entero puede que sólo quieras responder a una persona.
• Un email se debe responder lo antes posible, sobre todo los que en el asunto pone urgente.

En post anteriores hablé de los tipos de documentación en Protocolo entre los que están “Cartas I” y “Cartas II”.

¿Cómo envías tus emails?

¡FELIZ MARTES!