FASES Y FUNCIONES EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS II

Continuamos con el post: «Fases y funciones en la organización de eventos I» donde lo dejamos la semana pasada:

    • Gabinete de prensa:
      • Creación de mensajes que deben transmitirse, elaboración de materiales de Comunicación.
      • Relaciones con medios y búsqueda de oportunidades.
      • Convocatoria a medios para los actos previstos.
      • Atención a las peticiones que se realicen por parte de los medios.
      • Generar expectativa.
    • Tecnología: Teléfono (una magnífica agenda de contactos en los medios) y procesadores de texto.
    • Protocolo Institucional:
      • Elaboración del listado de invitados institucionales.
      • Definición de «objetivos de asistencia» y elaboración de una estrategia para conseguirlos.
      • Elaboración de invitaciones, cartas y documentación conforme a las necesidades de cada institución y su protocolo.
      • Contacto con las instituciones y los responsables de Protocolo de las mismas para coordinar la asistencia.
      • Definición del Protocolo de cada acto.
    • Tecnología: Teléfono y FAC.
  • Fase de puesta en escena:
    • Montaje:
      • Preparación y coordinación de los equipos de trabajo y sus proveedores.
      • Toma de contacto con el espacio.
      • Distribución de tareas y supervisión de montaje.
      • Realización de ensayos y pruebas de funcionamiento de todos los elementos.
    • Tecnología: Toda, en función de la complejidad del montaje.
    • Atención a los invitados:
      • Recepción de asistentes.
      • Acreditación y entrega de documentación.
      • Atención institucional (en función del protocolo definido).
      • Solución de incidencias con los invitados.
    • Tecnología: Teléfono y otras comunicaciones, listados de invitados.
    • Gabinete de prensa:
      • Recepción y acreditación de medios invitados.
      • Colocación de medios audiovisuales (foto de grupo, ubicación de cámaras de televisión, etc.).
      • Entrega de documentación.
      • Aprovechamiento de oportunidades (entrevistas, exclusivas, etc.).
      • Ruedas de prensa.
    • Tecnología: Teléfono y otras comunicaciones, medios audiovisuales y listado de medios…
    • Documentar el acto:
      • Elaboración de reportajes en soportes audiovisuales para documentar el acto.
    • Tecnología: Cámara fotográfica, cámaras de vídeo, etc…
  • Fase de Evaluación:
    • Revisión de lo ocurrido:
      • Revisión del material audiovisual.
      • Revisión de lo publicado en los medios de comunicación.
      • Reunión con el equipo de Relaciones Públicas que trabajó en el evento.
      • Reuniones con nuestros responsables (conocer su opinión sobre el evento).
      • Elaboración del informe y sugerencias para próximos eventos.
Fuente: Google
¡FELIZ LUNES!
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