CÓMO PREPARAR UNA REUNIÓN DE TRABAJO

Ideas Son Eventos

Septiembre está a punto de terminar por lo que ya estamos metidos de lleno en la rutina de trabajo y seguro que ya no paras un minuto a lo largo del día. En el trabajo ya todo va a un mayor ritmo y las reuniones se te empiezan a acumular.

Por ello, he pensado que te gustaría saber cómo organizar una reunión para que sea lo más efectiva y dinámica posible:

1.- Avisar con tiempo a los asistentes a la reunión por teléfono, email, etc.

2.- Elaborar una agenda de contenidos, es decir, los temas y el orden en el que se van a tratar durante la reunión.

3.- Enviar la agenda de contenidos a los asistentes de la reunión en el momento en que les cita para la misma.

4.- Asignar un tiempo a cada tema que se va a tratar, ya que en algún momento puede desviarse la conversación y el moderador de la reunión tiene que reconducir y decidir si el tema se hablará al terminar lo agendado o es mejor tratarlo en próximas reuniones.

5.- Hay que evitar los monólogos y fomentar la participación de todos los asistentes.

6.- La reunión debe empezar y terminar con puntualidad.

7.- Es bueno hacer un resumen de todas las conclusiones al final de cada punto y una conclusión global antes de terminar la reunión.

8.- Se deben fijar las fechas de entrega de los trabajos asignados a cada asistente o a cada equipo.

9.- Fijar la fecha de la próxima reunión.

10.- Cuidar los detalles de la sala. Asegurarse que todos los asistentes tengan el dossier con los puntos que se van a tratar, un block para tomar notas durante la reunión, un bolígrafo, agua, etc. Además hay que estar seguros y comprobar con anterioridad que los aparatos tecnológicos que se van a usar funcionan correctamente: ordenador, proyector, vídeo, etc…

¿Cómo preparas tus reuniones?

¡FELIZ MIÉRCOLES!

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